Guide CSE

Les obligations comptables du CSE

Pour débuter, sachez que le trésorier est le garant de la comptabilité de son comité social et économique, et s'il peut évidemment profiter de l'aide des autres élus, c'est à lui que revient intrinsèquement la tache de clôturer et de présenter la comptabilité lors d'une réunion spécifique. Le bilan comptable est à délivrer de façon annuelle, et en cas de clôture de l’activité au 31 décembre d'une année, à présenter avant fin juin de l’année suivante 🗓️

Lorsqu’il s'agit de comptabilité du CSE, de nombreux facteurs vont dépendre du nombre de salariés de l'entreprise ainsi que de ses ressources financières. Néanmoins, tout CSE et peu importe la taille de l'entreprise, a des obligations légales 💡

Plusieurs cas de figure sont ainsi à distinguer :

• Le CSE de petite taille est un CSE ayant des ressources inférieures à 153 000 euros.

• Le CSE de taille moyenne remplit l'un des critères cités précédemment, mais pas les deux autres.

• Le CSE de grande taille réunit deux des trois conditions suivantes :
  • Au moins 50 salariés en temps plein ou équivalent
  • Un bilan total de 1.55 million d'euros
  • Des ressources annuelles comprises entre 153 000 et 3,1 millions d'euros

La mention de "ressources annuelles" revient à additionner le montant du budget de fonctionnement à celui du budget des activités sociales et culturelles, auquel il faut ajouter les recettes que le CSE prévoit de récupérer de la part des salariés : par exemple les participations à des évènements.

Les obligations comptables du petit CSE

De façon logique, ce sont dans les petits CSE qu'on trouve le moins de démarches à effectuer. On parle alors de "comptabilité ultra-simplifiée". Néanmoins, le petit CSE est tout de même tenu de présenter annuellement :

• Un livre de compte retraçant chronologiquement les différents montants à l'origine des dépenses et recettes du CSE
• Une synthèse simplifiée établissant un état des lieux du patrimoine, des ressources, engagements et actions en cours du CSE

Un exemple de modèle de livre de compte chronologique est proposé en téléchargement gratuit par Leeto.

En tant que petit CSE, rien ne vous oblige à faire appel à un expert, mais vous pouvez parfaitement décider de vous faire accompagner par un expert-comptable.

Les obligations comptables du CSE de taille moyenne

Concernant les CSE de taille moyenne, on parle désormais de comptabilité simplifiée, et une seule échéance est à prendre en compte : la fin d'exercice. À cette occasion, le CSE de taille moyenne doit présenter :

• Un bilan comptable détaillant ce que possède et doit le CSE
• Une annexe aux comptes permettant une compréhension plus fine du bilan comptable et du compte de résultat
• Un compte de résultat bénéficiant de deux sections distinctes : celle consacrée aux attributions économiques et professionnelles soit le budget de fonctionnement, et celle consacrée aux activités sociales et culturelles
• Une synthèse simplifiée établissant un état des lieux du patrimoine, des ressources, actions et engagements en cours du CSE

Au cours de cette occasion de fin d'exercice, le CSE de taille moyenne a obligation de faire appel à un expert-comptable pour les accompagner et présenter les comptes. Ce dernier doit être rémunéré via le budget de fonctionnement du CSE.

Les obligations comptables du CSE de grande taille

Enfin, concernant les CSE de grande taille, la loi vous impose les mêmes obligations comptables que les entreprises. Ainsi, vous devez proposer les éléments suivants :

• Un bilan comptable détaillant ce que possède et doit le CSE
• Un compte de résultat bénéficiant de deux sections distinctes : celle consacrée aux attributions économiques et professionnelles soit le budget de fonctionnement, et celle consacrée aux activités sociales et culturelles.
• Une annexe aux comptes, offrant une compréhension plus précise du bilan comptable et du compte de résultat
• Un rapport annuel d’activité et de gestion retraçant les diverses actions, éléments de patrimoine, engagements et ressources du CSE

Un exemple de modèle de rapport annuel d’activité et de gestion est proposé en téléchargement gratuit par Leeto.

Concernant les experts auxquels vous avez impératif de faire appel, il s'agit d'un expert-comptable pour l’accompagnement et la présentation des comptes, mais également d'un ou plusieurs commissaires aux comptes pour la certification de vos comptes.

Attention, le commissaire aux comptes nommé doit être différent de celui de votre entreprise. Enfin, les experts qui vous assistent dans ces missions comptables doivent être rémunérés via le budget de fonctionnement de votre CSE.

Pour tout savoir sur les obligations comptables de votre CSE.

Les obligations comptables communes

En 2015, l’Autorité des Normes Comptables propose deux règlements énonçant les éléments devant figurer dans les comptes du CE et désormais du CSE :

• Un inventaire comptabilisant l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine du CSE, à réaliser une fois par an.
• Un enregistrement comptable des différents mouvements (débit et crédit) affectant le patrimoine du CSE par ordre chronologique.
• L’établissement de comptes annuels au terme d'un exercice : un compte de résultat, un bilan et une annexe.
• Une obligation de fournir les informations sur les transactions importantes.
• Une obligation de réaliser un rapport ayant pour mission de présenter les informations qualitatives sur ses activités et sa gestion financière afin d'offrir une meilleure compréhension de l'analyse des comptes.
• Une obligation d’établir un rapport sur les conventions passées entre le CSE et l'un de ses membres
• Enfin, une obligation de procéder à une passation lorsqu'un nouveau mandat d’élus débute : remettre l’intégralité des documents comptables et financiers au nouveau CSE.

Un exemple de modèle de compte de résultat est proposé en téléchargement gratuit par Leeto.

Accès aux documents comptables et justificatifs

Tout d'abord, sachez que plusieurs salariés de l'entreprise ont un droit d’accès aux différents documents comptables du CSE. Ce droit concerne tous les membres du CSE, mais aussi l'employeur, qui possède le rôle de président du comité social et économique.

En outre, le règlement intérieur du CSE peut approfondir les modalités particulières d’accès aux documents comptables du CSE. Quant aux salariés, ils possèdent un droit de regard, une unique fois par an, lorsque le CSE présente sous la forme d'affichage le compte-rendu de sa gestion financière.

Enfin, si bon nombre de documents comptables du CSE ont été évoqués plus haut, il reste le cas particulier des justificatifs. 🧾 Le rôle de ces différents éléments comptables va notamment être d'offrir la possibilité de retracer l’intégralité des mouvements financiers du comité social et économique, et ils doivent par exemple être utilisés en cas de conflit avec l'employeur ou en cas de contrôle de l'URSSAF.

Les justificatifs prennent des formes variées : facture d'achat ou de vente, note de frais, relevé de banque...

Archive des documents comptables du CSE 🗄️

Concernant l'archivage des documents comptables du CSE, plusieurs règles existent. Ainsi, attention à ne rien jeter avant de les connaître puisqu'il existe des sanctions en cas de non-conservation des documents, notamment un rejet de sa comptabilité ou une sanction fiscale pouvant engager la responsabilité du trésorier. Les délais de conservation varient selon le type de document. Voyons d'abord les documents juridiques et comptables :

• Les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) sont à conserver pendant 10 ans à compter de la fin de l'exercice comptable.
• Les statuts sont à conserver pendant un minimum de 5 années après la radiation du CSE au registre du commerce et des sociétés, mais il est souvent recommandé de les garder à vie.
• Les registres juridiques obligatoires (procès-verbaux) sont à conserver au moins 6 ans.
• Les livres comptables obligatoires (journal, inventaire, grand livre) sont à conserver au moins 10 ans après la clôture du livre

Passons désormais aux délais de conservation des documents commerciaux :

• Les bons de commande, de livraison, les factures fournisseurs et clients ainsi que les documents bancaires sont à conserver 10 ans à compter du jour de la clôture de l'exercice comptable.
• Les contrats concernant des biens immobiliers sont à conserver pendant une durée de 30 ans.
• Les contrats impliquant un commerçant sont à conserver pendant au moins 5 ans.

Utiliser un logiciel de comptabilité du CSE

Depuis le 1er janvier 2015, les CSE ont obligation de tenir une comptabilité conforme et normée. Néanmoins, dans de nombreux CSE, malgré une appétence probable pour les chiffres, les trésoriers ne possèdent pas toutes les compétences financières ni le temps de réaliser parfaitement leur mission. Ainsi, le logiciel de comptabilité sera le véritable compagnon du trésorier, lui offrant un support pour bon nombre de missions et lui facilitant le travail. Ces logiciels vont ainsi offrir au trésorier du CSE trois avantages majeurs :

• Un gain de temps considérable en effectuant automatiquement ou quasi-automatiquement des opérations à faible valeur ajoutée.
• Une comptabilité spécifique en proposant une distinction entre le budget de fonctionnement et le budget des activités sociales et culturelles.
• Une meilleure gestion des données via la visualisation de toutes les informations, rassemblées au même endroit.

Ces logiciels, pensés exclusivement dans une optique d'accompagnement des CSE, vont traduire les données insérées par le trésorier et permettre l’édition de rapports budgétaires clairs, qui seront ensuite, dans le cas de CSE moyen ou de grande taille, transmis aux experts-comptables.

Si beaucoup de CSE vont opter pour un logiciel de comptabilité, d'autres vont davantage se tourner vers un prestataire comptable, permettant au trésorier de se décharger de certaines tâches.

Enfin, il existe deux grandes catégories de logiciels de comptabilité disponibles :

• Les premiers se présentent sous la forme d'une licence à acheter puis à installer sur votre ordinateur. C'est une solution onéreuse et ainsi peu adaptée aux petits CSE, de même qu'elle fait peu preuve de flexibilité.
• Les seconds se présentent sous la forme de logiciel en ligne, accessibles depuis n'importe où et n'importe quand, à condition d'avoir un accès internet. Également, ce sont la plupart du temps des logiciels modulables, c'est-à-dire que vous ne payez que les fonctionnalités que vous utilisez. C'est le cas par exemple du logiciel que propose Leeto.

Si vous avez envie de découvrir le logiciel de comptabilité intuitif et facile d'utilisation de Leeto, c'est par ici.

Le trésorier CSE

Désigné, comme le secrétaire, lors de la première réunion du CSE, le trésorier doit obligatoirement être un membre titulaire. Logiquement, il faut éviter de nommer quelqu’un en froid avec les chiffres et privilégier une personne organisée et rigoureuse.

Sachez également que c'est probablement le statut de CSE le plus chronophage et que les heures de délégation viennent parfois à manquer. Ainsi, nous vous recommandons vivement d'encourager l’élection d'un trésorier adjoint afin de vous épauler sur vos différentes missions.

Enfin, comme son nom l'indique, le trésorier du CSE est le garant de la trésorerie du CSE et ainsi du budget de fonctionnement et du budget des activités sociales et culturelles.

Pour aller plus en détail sur le rôle de trésorier au sein du CSE.

Partenaires externes de la comptabilité du CSE

Au cours de son mandat, le CSE et spécifiquement son trésorier vont à plusieurs reprises échanger avec différents partenaires. Voyons ici lesquels :

URSSAF et CSE

L'URSSAF, acronyme d'Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales, est un organisme gouvernemental dont la ligne directrice est la collecte des cotisations et contributions sociales au sein des entreprises.

Dans le cadre de la subvention des activités sociales et culturelles, l'URSSAF permet des exonérations de charge, offrant aux employeurs un levier peu couteux de choyer leurs salariés.

L'employeur est d'ailleurs la personne en charge de la déclaration et du versement des cotisations sociales à l'URSSAF concernant les avantages du CSE. Le CSE doit, de son côté, fournir toutes les informations nécessaires afin de permettre la réalisation de la déclaration et du calcul des cotisations.

Les devoirs du CSE envers l'URSSAF vont ainsi davantage se trouver vers le volet contrôle. Ainsi, en cas de contrôle, le CSE a pour obligation de remettre ses documents comptables et pièces justificatives à l'employeur.

À la suite de contrôles, l'URSSAF peut être amenée à faire un redressement. Dans ce cas-là, c'est l'entreprise qui est touchée et qui devra payer les amendes. Afin d’être irréprochable en cas de contrôle, nous vous conseillons de vous rendre sur le site de l'URSSAF où celui-ci détaille les différentes obligations.

Experts et CSE

Au cours de son existence, un CSE va potentiellement avoir besoin de recourir à deux experts principaux.

Tout d'abord, un expert-comptable, dont l'assistance est obligatoire dès lors que le CSE est de taille moyenne. Ses missions principales vont être l'assistance, le conseil et la réalisation de documents comptables tels qu'un diagnostic économique et social. Son assistance peut être requise dans deux situations particulières :

• Dans le cadre des expertises financées par l'employeur. Par exemple : examen des orientations stratégiques de l'entreprise, examen des comptes annuels et prévisionnels, dans le cadre d'un plan de sauvegarde de l'emploi, etc.
• Dans le cadre de missions de conseil ou d'assistance. Par exemple à l'occasion de missions de comptabilité, d'audit, d'organisation informatique...

Quant aux seconds experts, ils interviennent uniquement au sein des CSE de grande taille qui ont obligation de tenir une comptabilité normale, il s'agit des commissaires aux comptes. Leur mission va être de contrôler la régularité des comptes du CSE via la réalisation d'un audit financier et comptable, permettant la certification des comptes. En cas de découverte de faille après examen des commissaires aux comptes, le CSE doit tenir compte de l'erreur et effectuer une régularisation.

Prestataire tout-en-un et CSE

Comme vu plus haut, certains CSE vont se tourner vers des prestataires externes afin de les accompagner dans leurs tâches financières. Sachez que chez Leeto, ce n'est qu'un module parmi d'autres et que notre accompagnement est réellement exhaustif. Sur les questions pécuniaires, nous vous proposons ainsi un module de comptabilité, mais également un compte pro en ligne ou un module de budgétisation.

Couplé à ces outils, nous mettons à disposition un accès à une marketplace (une place de marché), recensant des offres négociées avec des partenaires privilégiés de tous horizons (presse, parcs d'attractions, high-tech, maison, enfance, jeux vidéo, service de streaming... il y en a pour tous les goûts !) et vous permettant une gestion simplifiée des remboursements.

D'autres services sont également compris : un accès à une plateforme d'experts affichant des avis vérifiés, vous offrant la possibilité de mieux choisir, grâce aux informations apportées par les témoignages d'autres CSE, une communauté d’élus CSE, un outil de communication renforçant la proximité entre le CSE et les salariés ou encore un accompagnement sur vos questions juridiques ou l'organisation de vos évènements d'entreprise.

En conclusion, un partenaire tout-en-un comme Leeto, ce n'est plus seulement un prestataire de gestion de comptabilité, c'est votre partenaire privilégié qui va vous accompagner tout au long de votre mandat d’élu sur toutes les missions auxquelles vous allez être confrontées. 🤝

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