Tout savoir sur l'enregistrement des réunions du CSE

L'enregistrement audio ou la sténographie de réunions CSE peut s'avérer très utile, mais doit respecter un certain cadre légal. Voici les bonnes pratiques à adopter pour procéder à l'enregistrement en toute conformité.

‍Comment enregistrer une réunion du CSE ?

Sachez tout d'abord que c'est l'employeur ou bien la délégation du personnel du CSE qui décident du recours à l'enregistrement audio ou à la sténographie des séances du comité. Concrètement, plusieurs options s'offrent à vous si vous souhaitez y recourir :

• Effectuer un enregistrement audio à l'aide d'un dictaphone ou d'un appareil équivalent, pour conserver la trace des débats.
• Faire appel à une personne extérieure pour sténographier la réunion, c'est-à-dire retranscrire en temps réel les échanges mot pour mot.
• Combiner les deux méthodes si vous le souhaitez, est aussi possible, pour plus d'exhaustivité.

La décision de recourir à l'un de ces procédés peut émaner de l'employeur ou de la délégation du personnel.

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Quelles sont les obligations légales en ce qui concerne l'enregistrement des réunions du CSE ?

L'article de loi encadre les conditions d'enregistrement des réunions du CSE. Si la décision émane de la délégation du personnel, l'employeur ne peut s'y opposer... sauf dans un cas précis !

Effectivement, si les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel  et que l'employeur les présente comme telles, alors il peut refuser l'enregistrement.

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Quelles sont les informations confidentielles qui ne peuvent pas être enregistrées durant les réunions du CSE ?

Deux types d'informations sont considérées comme confidentielles pour les membres du CSE :

•  Les procédés de fabrication

Les membres de la délégation du personnel au CSE sont tenus au secret professionnel pour toutes les questions relatives aux procédés de fabrication de l'entreprise. Ils ne peuvent donc pas divulguer ce type d'informations confidentielles.

• Les informations présentées comme confidentielles par l'employeur

De manière plus générale, les membres du CSE et les représentants syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations revêtant un caractère confidentiel, dès lors que celles-ci sont expressément présentées comme telles par l'employeur.

L'employeur peut donc décider de conférer un caractère confidentiel à certaines informations sensibles qu'il transmet au CSE, par exemple des données financières, stratégiques, commerciales, etc.

Dans ces deux cas de figure, les membres du CSE sont légalement tenus au secret et à la discrétion la plus totale. Divulguer ces informations constituerait une violation de leurs obligations.

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Est-ce possible d'engager une personne extérieure afin de sténographier la réunion du CSE ?

Oui, il est tout à fait possible de faire appel à une personne extérieure pour sténographier les réunions du CSE. Cette disposition prévoit que "lorsqu'il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité social et économique.

Ainsi, une société extérieure spécialisée peut être mandatée pour assurer la retranscription en temps réel des échanges lors de la réunion du comité social et économique. Le recours à ce prestataire permet d'obtenir un compte rendu très détaillé et exhaustif.

La décision de faire appel à une personne extérieure pour la sténographie peut émaner de la direction de l'entreprise ou de la délégation du personnel du CSE elle-même. Il est recommandé d'inscrire ce mode opératoire à l'ordre du jour de la réunion.

Le prestataire retenu est légalement tenu au même devoir de confidentialité que les délégués titulaires siégeant au comité. Il ne peut donc divulguer aucune information confidentielle dont il aurait eu connaissance suite à son intervention.

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Qui peut s'opposer à l'enregistrement de la réunion CSE ?

Il faut que la majorité des membres du CSE soient favorables à l'enregistrement pour que celui-ci soit autorisé. De ce fait, un délégué ne peut individuellement refuser d'être enregistré pendant la réunion, dès lors que la majorité a donné son accord. L'employeur, quant à lui, n'a pas le droit de s'y opposer sauf s'il s'agit d'informations considérées confidentielles.

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Quelles sont les bonnes pratiques d'enregistrement ?

Pour un enregistrement optimal des réunions du CSE, il est recommandé de respecter certaines bonnes pratiques :

• Inscrire clairement le recours à l'enregistrement ou la sténographie à l'ordre du jour.
• Désigner un secrétaire de séance chargé de superviser l'enregistrement et la saisie des éventuelles sténos.
• Utiliser du matériel audio performant (micros bien placés, qualité d'enregistrement suffisante).
• Effectuer l'enregistrement dans une salle adaptée, sans bruits extérieurs gênants.
• Bien annoncer le début et la fin de la séance enregistrée, ainsi que les éventuelles pauses.
• Conserver les fichiers audio ou sténos dans un lieu sécurisé après la réunion.
• Prévoir un délai raisonnable entre la réunion et la relecture/approbation des comptes rendus.

Sauf si un accord entre l'employeur et les délégués du personnel du comité social et économique en dispose autrement, les frais liés à l'enregistrement audio ou à la sténographie des réunions de CSE sont pris en charge par l'employeur lorsque la demande provient de ce dernier.

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Quels sont les risques liés à l'enregistrement de la réunion du CSE ?

S'il peut s'avérer très pratique, l'enregistrement audio des réunions du CSE n'est pas sans risques : fuite d'informations confidentielles ou à caractère sensible, diffusion publique non autorisée des échanges pouvant nuire à l'entreprise ou aux participants, réticences de certains membres à s'exprimer librement par crainte de l'enregistrement, conflits sur la transcription ou le compte rendu réalisés à partir des enregistrements....

Il est donc indispensable de bien encadrer l'enregistrement et la conservation des données audio ou sténo. Le respect de la confidentialité et de la libre parole doit être garanti.

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Comment obtenir l'accord des membres pour l'enregistrement ?

Bien que la loi ne le prévoie pas expressément, il est vivement recommandé d'obtenir l'accord préalable des représentants du personnel pour procéder à l'enregistrement.

Deux solutions s'offrent à vous soumettre la question au vote des élus, requérant l'approbation de la majorité, ou bien faire figurer cette modalité d'enregistrement dans le règlement intérieur du CSE.

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