Tout savoir sur la première réunion du CSE

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Sommaire

La première réunion du CSE

Les salariés de votre entreprise viennent d'élire les membres de votre CSE ! C'est le début d'une aventure de 4 ans. Inconnu de certains, méconnu de beaucoup, le CSE va désormais prendre une importance capitale dans votre vie professionnelle : vous faites partie des élus chargés de représenter le personnel de l'entreprise, de veiller au bien être et aux bonnes conditions de travail des salariés, ou encore de faciliter l'accès à la culture, aux sports, aux loisirs. Et très rapidement se profilera la première réunion de votre CSE : on vous explique tout.

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Comment s'organise la première réunion du CSE ?

Quelques infos règlementaires

En amont des réunions CSE, un certain nombre d'heures par mois sont allouées aux élus CSE afin de préparer et d'accomplir leurs différentes missions : 10h par mois dans les entreprises de moins de 50 salariés, 16h pour celles de plus de 50 salariés.

Comme pour le nombre d'heures par mois, la taille de l'entreprise fait varier le nombre de réunion : c'est une fois tous les deux mois que vous vous réunirez avec vos collègues CSE dans les entreprises de moins de 50 salariés, et une fois par mois pour celles de plus de 50 salariés.

Comme pour le reste, le volume temporel annuel passé en réunion CSE est lui aussi délimité par un cadre variable selon la taille d'entreprise : 30 heures par élu pour les entreprises entre 300 et 1000 salariés, 60 heures pour celles de plus de 1000 salariés. Si ce volume horaire est dépassé, vos heures de réunion, jusqu'ici payées comme temps de travail effectif, sont désormais considérées comme des heures de délégation.

Organisation de la première réunion du CSE

La première réunion de votre CSE est cruciale : en effet c'est elle qui va établir le paysage et le fonctionnement des suivantes. Elle se déroule, en principe, dans un délai de 30 jours après l'élection. Habituellement, les élus apprécient qu'elle se tienne le plus rapidement possible. L'employeur, en tant que président de cette instance, possède la responsabilité d'organiser la première réunion de votre CSE. En l'absence de secrétaire, qu'il va falloir nommer, il est également tenu de fixer l'ordre du jour. En outre, il doit également assurer sa communication 3 jours au plus tard avant ladite réunion.

Ainsi débute la première réunion, et l'employeur ouvre en rappelant le rôle de la réunion et du comité social et économique.

Qui participe à la première réunion du CSE ?

Concernant les participants à la première réunion du CSE, il n'y a aucune obligation légale. Ainsi, l'employeur (ou son représentant) peut décider de convoquer :

Les membres titulaires.
Les membres suppléants (qui ne participeront aux réunions suivantes qu'en cas d'absence d'un titulaire).
S'il a déjà été élu, le représentant syndical au CSE. Autrement, il sera désigné lors de la première réunion.
Les trésoriers et secrétaires du précédent CE afin d'organiser la passation.

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Déroulement de la première réunion du CSE

Communication sur le contexte de l'entreprise

La mission initiale de l'employeur lors de la première réunion du CSE est de communiquer les informations essentielles de l'entreprise : forme juridique, orientations stratégiques, situation économique, conditions de travail des salariés au sein de l'entreprise, etc afin que chaque participant ait un aperçu du contexte, à défaut d'avoir une vision absolue.

Règlement intérieur et procès-verbal

D'une importance majeure, le règlement intérieur du CSE est le document qui va centraliser les modalités d'organisation et de fonctionnement du CSE. Obligatoire, il doit être adopté par la majorité des élus et s'applique par la suite à l'intégralité des membres du CSE.

De la même manière, un procès-verbal doit être établi lors de la première réunion de votre CSE. Il devra contenir au minimum un résumé des délibérations (élection du nouveau CSE, attribution des rôles...) ainsi que les décisions de l'employeur sur les propositions faites. Par la suite, il devra être adopté et diffusé selon les convenances établies par le règlement intérieur.

Attribution des rôles au sein du CSE

Lors de la première réunion de votre CSE, plusieurs rôles sont à attribuer. Voyons ici lesquels :

Secrétaire du CSE (entreprises de 50 salariés et plus) :

Porte-parole du CSE, le secrétaire est en charge de différentes missions :

Définition de l'ordre du jour de chaque réunion du CSE (avec le président du CSE)
Rédaction et diffusion des comptes rendus de réunion du CSE
Rédaction et diffusion du compte rendu annuel de gestion (avec le trésorier)
Signature de contrats avec les prestataires
Mise à jour des archives (procès-verbaux et contrats)

Élément crucial, le secrétaire doit être désigné par la majorité des élus présents, et doit obligatoirement être un membre titulaire.

Trésorier du CSE (entreprises de 50 salariés et plus) :

Le trésorier est le garant de la gestion financière et comptable du CSE. Ses missions sont les suivantes :

Préparation des deux budgets du CSE (fonctionnement et activités sociales et culturelles)
Rédaction et diffusion du compte rendu annuel de gestion (avec le secrétaire), synthétisant les différentes ressources et dépenses du CSE sur l’exercice
Suivi de la comptabilité du CSE (livre des comptes qui alimentera le rapport de gestion)
Collecte des sommes dues au comité (de l’employeur et des salariés)
Règlement et conservation des factures du CSE

Plus libre que la désignation du secrétaire, celle du trésorier se déroule selon les modalités que choisissent les élus. Pour en savoir plus sur le rôle de trésorier, n'hésitez pas à retrouver notre article de blog dédié : le role du trésorier CSE

Suivant la taille de votre CSE, il peut être fortement judicieux de désigner des adjoints aux rôles de trésorier et de secrétaire, qui eux, peuvent être choisis parmi les membres suppléants, et vont avoir la possibilité de pallier les potentielles absences des titulaires, mais aussi de les assister sur certaines de leurs missions.

Président du CSE

Représentant l'employeur, le président du CSE est souvent le dirigeant lui-même, ou un membre des ressources humaines. Durant les réunions, il informe et consulte les élus CSE selon l'ordre du jour des réunions.

Référent harcèlement

Le CSE possède également le devoir de désigner un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes.

Commissions

En outre de ces rôles principaux, différentes commissions vont venir se greffer, suivant la taille de l'entreprise :

Commission santé, sécurité, et conditions de travail (300 salariés et plus) : elle veille au respect de bonnes conditions de travail au sein de l'entreprise.
Commission de la formation (300 salariés et plus) : elle analyse l'accès à la formation dans l'entreprise.
Commission de l'égalité professionnelle (300 salariés et plus) : elle analyse les distorsions entre salariés concernant la formation, la promotion, le salaire, etc.
Commission d'information et d'aide au logement (300 salariés et plus) : son rôle est de faciliter l'accès des salariés à la propriété et à la location de logements
Commission économique (1000 salariés et plus) : son rôle est d'étudier les documents économiques et financiers recueillis par le CSE
Commissions facultatives : ASC, voyages, complémentaire santé. Elles sont définies dans l'accord d'entreprise qui met en place le CSE.

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Récapitulatif pour la première réunion du CSE

Avant la réunion

Faire une réunion préparatoire pour demander l’inscription à l’ordre du jour des points manquants
Faire le point sur les différentes clauses des accords