Calculer ses effectifs pour les élections du CSE

Dans cet article vous apprendrez

• Sur quelle période compter vos effectifs
• Comment comptabiliser chaque type de contrat
• Comment les dates d’arrivée et de départ sont prises en compte pour le calcul
• Comment traiter les salariés qui changent de contrat (ex. de stage à CDI)

Notre décryptage

Avant de comprendre comment se calculent les effectifs, il convient de bien comprendre à quel moment intervient ce calcul pendant les élections. Il faudra ensuite se poser les questions suivantes :

• Comment déterminer ses effectifs pour le calcul du seuil de 11 salariés ?
• Comment déterminer ses effectifs pour le calcul du nombre de sièges à pourvoir ?
• Comment comptabiliser chaque type de contrat ?
• Comment comptabiliser le temps partiel ?
• Combien de sièges attribuer en fonction des effectifs ?

Quand intervient le calcul des effectifs

Le calcul des effectifs est un moment clé dans les élections du CSE et va jouer un rôle primordial sur la composition de celui-ci. Selon si l’entreprise a déjà une IRP en place ou non, les dates et les modalités du calcul peuvent changer :

Il n’y a pas d’IRP en place dans l’entreprise

Il faudra alors calculer les effectifs 2 fois :

• Une première fois au tout début du processus d'élection, pour valider que vous avez bien atteint le seuil de 11 salariés sur 12 mois consécutifs, à compter du mois où vous effectuez le calcul
• Une seconde fois, durant le processus d'élection (~avant/pendant les négociations) pour déterminer le nombre de sièges à pouvoir lors des élections. Pour ce calcul là, on prendra en compte les effectifs théoriques à la date envisagée du 1er tour des élections

Il y a une IRP en place dans l’entreprise

Il faudra alors calculer les effectifs une seule fois, quelques mois avant la fin du mandat des IRP en place, en prenant en compte les effectifs théoriques à la date envisagée du 1er tour des élections. Ce calcul a 2 objectifs :

• valider qu’il faut bien renouveler le CSE, c'est le cas si vos effectifs sont bien supérieurs à 11 salariés (pas de notion de 12 mois consécutifs dans ce cas)
• calculer le nombre de sièges à pourvoir le cas échéant

Comment déterminer ses effectifs pour le calcul du seuil de 11 salariés ?

Il convient de prendre pour ce calcul une période de référence de 12 mois se terminant à la fin du mois précédant la date à laquelle vous effectuez le calcul (e.g., si vous effectuez le calcul le 15 juin 2018 alors vous prendrez pour période de référence la période du 1 juin 2017 au 31 mai 2018).

Le calcul doit se faire en équivalent temps plein (ETP) sur chacun des 12 mois de la période de référence définie ci-dessus. Cela veut dire qu'il va falloir effectuer 12 calculs d'effectifs (un pour chacun des 12 mois). Par ailleurs cela veut aussi dire que si sur 1 seul mois vous n'atteignez pas les 12 salariés alors le compteur est remis à 0.

Comment se calculent les effectifs sur un mois

Les effectifs se calculent en se plaçant à la fin du mois. Ceci à son importance car pour certains type de contrats il faut prendre en compte le temps de présence sur le mois (cf. point 4). Par exemple si le 1er tour des élections est prévu le 15 juin 2019, alors on calculera les effectifs sur le mois de mai 2019 (au 31 mai précisément) afin de déterminer le nombre de sièges à pourvoir.

A chaque contrat sa règle de calcul

Tous les types de contrats ne comptent pas de la même façon pour le calcul des effectifs. Certains vont compter en intégralité, d’autres au prorata du temps passé dans l’entreprise et d’autres sont exclus du calcul. Le tableau ci-dessous récapitule tous les cas que vous pouvez rencontrer.

Le temps partiel, appliquer le pourcentage

Dans le cas où un salarié est en contrat à temps partiel, son ETP devra tenir compte de son temps de travail. Si le salarié est à prendre en compte dans le calcul des effectifs, il faudra appliquer le pourcentage du temps de travail du salarié à l’ETP calculé avec les règles présentées dans le tableau ci-dessus.

Exemple : Un salarié en CDI, présent dans l’entreprise pour le mois sur lequel on effectue le

calcul, travaillant à 80%, ne comptera que pour 1 x 80% =  0,8 ETP sur ce mois.

Exemple : Un salarié en CDD, présent pendant 6 mois pendant les 12 mois précédant le mois sur lequel on effectue le calcul, ne travaillant que 25h par semaine alors que le temps de travail normal de l’entreprise est de 35h comptera pour 6/12 x 25/35 = 0,5 x 71% = 0,36 ETP sur ce mois-ci.

Étude de cas

L’entreprise Start-up .inc compte au 15 mai 2019 :

• 13 CDI dont 1 à temps partiel à 80%. 11 d'entre eux sont présents depuis 2017 (dont celui à temps partiel) et 2 sont arrivés en décembre 2018
• 3 CDD, présents du 15 septembre au 31 décembre 2018
• 1 développeur externe, présent au sein de l'entreprise depuis le 1er février 2018, et qui est toujours présent aujourd'hui.

Le calcul des effectifs pour chacun des 12 mois précédant le mois mai 2019 donne :

Mars

• CDI à temps plein : 12 x 1 ETP = 12 ETP
• CDI à temps partiel : 1 x 0,8 x 1 ETP = 0,8 ETP
• CDD : 3 x (107 jours / 365) = 0,88 ETP
• Salarié externe : 12/12 x 1 ETP = 1 ETP (car présent depuis plus de 1 an)
• Total = 12 + 0,8 + 0,88 + 1 = 14,68 ETP

Février

• même calcul qu'en mars :14,68 ETP

Janvier

• Le calcul des effectifs pour le mois de janvier diffère, en effet le salarié externe n'était pas encore présent depuis un an (seulement 11 mois), ainsi il ne compte pas du tout dans le calcul. Ainsi en janvier les effectifs étaient de 13,68 ETP

Décembre

• Le calcul des effectifs pour le mois de décembre est le même que pour le mois de janvier : 13,68 ETP

Novembre

• CDI à temps plein : 10 x 1 ETP = 10 ETP (les 2 CDI arrivés en décembre ne comptent pas)
• CDI à temps partiel : 1 x 0,8 x 1 ETP = 0,8 ETP
• CDD : 3 x (76 jours / 365) = 0,62 ETP
• Salarié externe : 0 ETP (car présent depuis moins d'1 an)
• Total = 10 + 0,8 + 0,62 = 11,42 ETP

Octobre

• CDI à temps plein : 10 x 1 ETP = 10 ETP
• CDI à temps partiel : 1 x 0,8 x 1 ETP = 0,8 ETP
• CDD : 3 x (46 jours / 365) = 0,37 ETP
• Salarié externe : 0 ETP (car présent depuis moins d'1 an)
• Total = 10 + 0,8 + 0,37 = 11,17 ETP

Septembre

• CDI à temps plein : 10 x 1 ETP = 10 ETP
• CDI à temps partiel : 1 x 0,8 x 1 ETP = 0,8 ETP
• CDD : 3 x (15 jours / 365) = 0,12 ETP
• Salarié externe : 0 ETP (car présent depuis moins d'1 an)
• Total = 10 + 0,8 + 0,12 = 10,92 ETP

Août - Juillet - Juin - Mai

• CDI à temps plein : 10 x 1 ETP = 10 ETP
• CDI à temps partiel : 1 x 0,8 x 1 ETP = 0,8 ETP
• CDD : 0 ETP car pas encore présents
• Salarié externe : 0 ETP (car présent depuis moins d'1 an)
• Total = 10 + 0,8 = 10,8 ETP

Ainsi l'entreprise n'a pas encore atteint le seuil des 11 salariés sur 12 mois consécutifs et ne doit donc pas encore mettre en place de CSE.

Ce que dit la loi

Période de 12 mois consécutifs

Article L2311-2

Règles de calculs

Article L1111-2

Article L1251-54

Pour aller plus loin, n'hésitez pas à visionner notre webinar sur la création d'un CSE en 10 étapes clés.

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